SKKN Sử dụng Google drive trong công tác Báo cáo, thu thập thông tin và số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh - Năm học 2016-2017 - Trần Nguyễn Khái Hưng

Nội dung text: SKKN Sử dụng Google drive trong công tác Báo cáo, thu thập thông tin và số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh - Năm học 2016-2017 - Trần Nguyễn Khái Hưng

1. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 1.5. Phạm vi nghiên cứu Việc tập hợp báo cáo, thu thập thông tin và số liệu online thông qua Google drive đối với CBQL ở trường THPT Võ Thành Trinh. 1.6. Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập các biểu mẫu, cách tạo biểu mẫu trong Google Drive và tính năng, tác dụng của biểu mẫu. - Nghiên cứu thực nghiệm: Triển khai, hướng dẫn sử dụng thông qua các lần họp cốt cán. Mở rộng sử dụng Google drive đối với tất các bộ phận trong nhà trường để đánh giá tác dụng của việc báo cáo online thông qua Google drive. - Rút ra kết luận và khuyến nghị. 1.7. Cấu trúc của sáng kiến kinh nghiệm (SKKN) - Phần mở đầu - Phần nội dung Phân tích tình hình thực tế của trường THPT Võ Thành Trinh. Thực trạng của vấn đề nghiên cứu. Giải pháp giải quyết vấn đề nghiên cứu. Thực nghiệm. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm. - Kết luận và kiến nghị. - Phụ lục. - Tài liệu tham khảo. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 3
2. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm trưởng có năng lực chuyên môn khá tốt và có khả năng tổ chức các hoạt động chuyên môn của nhà trường. * Cơ sở vật chất: Do trường mới được xây dựng nên cơ sở vật chất được đầu tư khá tốt, khối phòng học có 21 phòng, khu hiệu bộ gồm 12 phòng chức năng và khu thực hành thí nghiệm gồm 02 phòng máy tính có kết nối internet, 01 phòng tiếng Anh, 03 phòng thí nghiệm thực hành, 7 phòng bộ môn cùng nhiều thiết bị CNTT khác đảm bảo cơ bản cho hoạt động dạy và học tại đơn vị. 2.1.2. Thực trạng công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh * Những thuận lợi: - Tất cả các giáo viên đều đã quen và thành thao trong việc sử dụng Gmail. Đồng thời trường có lắp đặt hệ thông Wifi để giáo viên có thể truy cập bất cứ lúc nào khi cần thiết, bên cạnh đó Ban lãnh đạo tư vấn cho giáo viên lắp đặt internet tại nhà theo gói cước ưu đãi của giáo viên để thuận lợi trong công tác báo cáo, giảng dạy, tự nghiên cứu - Thông tin của cơ quan đều được chuyến đến Gmail của cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường. - Tất cả báo cáo của của các bộ phận đều được gởi qua mail theo thời hạn đã được định sẵn. * Những tồn tại: - Một số giáo viên cập nhật thông tin chưa kịp thời, do không kiểm tra Gmail thường xuyên. - Việc cúp điện, đứt cáp quang dẫn đến việc gởi Gmail cũng như kiểm tra Gmail cá nhân gặp trở ngại. - Việc tập hợp các báo cáo mất nhiều công sức mặc dù đã ứng dụng CNTT (gởi báo cáo qua Gmail), thường xuyên bị động về thời gian. Cụ thể: Về công tác chuyên môn: Việc phải tập hợp tất cả các báo cáo của các Tổ Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 5
3. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm - 100% giáo viên đều có chứng chỉ “A” tin học. - Từ năm 2007, Hiệu trưởng đã chỉ đạo cho Tổ Tin học tạo địa chỉ Gmail cho tất cả các giáo viên của trường theo quy ước sau: STT Họ và tên giáo viên Địa chỉ Gmail 1 Trần Nguyễn Khái Hưng trannguyenkhaihunghb.angiang@gmail.com 2 Đặng Thị Vớn dangthivonhb.angiang@gmail.com 3 Trần Mộc Cẩn tranmoccanhb.angiang@gmail.com 4 Phùng Danh Sâm phungdanhsamhb.angiang@gmail.com - Đối với giáo viên mới về trường cũng đều được cấp Gmail theo quy ước chung để tiện cho việc thông tin liên lạc giữa Ban lãnh đạo, giáo viên và học sinh. - Lãnh đạo nhà trường đều được trang bị những kiến thức cần thiết và hữu ích từ lớp bồi dưỡng CBQL trường trung học. - Lãnh đạo nhà trường luôn có sự đoàn kết, trong công tác quản lý thường có sự phân công công việc rõ ràng, thường xuyên trao đổi bàn bạc, hoạch định các kế hoạch, công việc của nhà trường, phối hợp chặt chẽ với các ban ngành đoàn thể, làm tốt các công tác tuyên truyền, vận động giáo viên nâng cao nhận thức trong việc ứng dụng CNTT vào công tác của bản thân. - Cán bộ quản lý nhà trường luôn nhiệt tình, tâm huyết với trường, luôn cố gắng đổi mới công tác quản lý. 2.1.3.2. Điểm yếu: - Một số giáo viên còn chậm trễ trong công tác báo cáo. - Đa số giáo viên chưa có kết nối internet. - Chưa biết được các tiện ích Google sheets, Google documents, Google forms trong công cụ Google drive hỗ trợ rất tốt trong công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu. 2.1.3.3. Thời cơ: - Nhà trường luôn nhận được sự quan tâm của Đảng ủy, chính quyền địa phương, các ban ngành đoàn thể, đặc biệt được sự chỉ đạo thường xuyên của Ngành và lãnh đạo Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 7
4. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm Click vào Drive, Chọn “Tạo mới”, chọn “Google biểu mẫu” (lưu ý ai dùng ngôn ngữ tiếng Anh thì nhấn “Create” rồi chọn “Forms”). Cửa sổ hiện ra như hình ảnh sau: Bước 3: Tạo nội dung cho Forms Các dạng câu hỏi có thể tạo trong Forms bao gồm: 1. Văn bản: Loại câu hỏi này thì mục trả lời sẽ là 1 câu, 1 đoạn. Loại này sử dụng khi bạn muốn đặt 1 câu hỏi mở cho khách hàng (học sinh), không có đáp án cụ thể. Ví dụ: Nguyện vọng của bạn khi tham gia khóa học là gì? 2. Văn bản của đoạn văn: Tương tự như văn bản nhưng phần trả lời được mở rộng hơn. 3. Nhiều lựa chọn: Loại này thì phần đáp án sẽ có nhiều lựa chọn, học sinh chỉ được chọn 1 trong các đáp án mình đưa ra (có thể thêm đáp án khác) Ví dụ: Bạn chọn học vào ca nào? O Sáng O Chiều O Tối Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 9
5. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm Google sheets, Google documents, Google forms để thu thập thông tin, số liệu cần làm báo cáo, hay theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các bộ phận do mình phụ trách. Chẳng hạn như đối với việc dạy bù của giáo viên: Trước đây, khi giáo viên dạy bù đều phải liên hệ trực tiếp với Phó Hiệu trưởng chuyên môn (PHT CM) để đăng kí lịch dạy. Việc làm gây không ít khó khăn, bất cập, phí thời gian cho giáo viên dạy bù kể cả PHT CM. Nhờ công cụ Google forms của Google drive đã giúp cho giáo viên và PHT CM giải quyết được vấn đề khó khăn, bất cập này, khi mà việc đăng kí của giáo viên và kiểm tra của PHT CM đều diễn ra online thông qua biểu mẫu được tạo từ Google forms. Để tạo biểu mẫu này ta có thể thực hiện theo các bước: Bước 1: Vào Google drive, chọn Google biểu mẫu (Google forms) Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 11
6. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm Bước 4: Minh họa cho câu trả lời ngắn Bước 5: Thêm câu hỏi và thao tác tương tự các bước trên để hoàn chỉnh các câu hỏi muốn đặt ra Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 13
7. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 2.2.2.2. Sử dụng mẫu đã lập để thực nghiệm Sau khi đã tạo được mẫu, tiến hành gởi mail cho tất cả giáo viên của toàn trường. Khi đó tất cả giáo viên của toàn trường sẽ được nhận một biểu mẫu, và chỉ cần điền thông tin vào nếu có đăng kí dạy bù. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 15
8. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm HÌNH TÊN BIỂU CÔNG CỤ SỬ DỤNG MỤC TIÊU CẦN STT MINH HỌA MẪU CỦA GOOGLE DRIVE ĐẠT (PHỤ LỤC) MÔN để báo cáo cho Hiệu trưởng. 3 TỔNG HỢP GOOGLE SHEETS Giúp cho Phó Hiệu Hình 3. BÁO CÁO trưởng ngoài giờ tiết THÁNG CỦA kiệm thời gian trong BỘ PHẬN việc tổng hợp thành NGOÀI GIỜ báo cáo chung để báo cáo cho Hiệu trưởng. 4 ĐĂNG KÍ GOOGLE FORMS - Giúp bộ phận thiết Hình 4. DẠY ỨNG bị nhanh chóng xếp DỤNG CNTT lịch và giáo viên biết THEO TUẦN được là có mượn được thiết bị để dạy hay không. - Thống kê được giáo viên ở tổ nào mượn đồ dùng dạy học nhiều nhất, lớp nào được giáo viên dạy ứng dụng CNTT nhiều nhất 4 ĐĂNG KÍ GOOGLE FORMS - Giáo viên có thể Hình 5 (mẫu DẠY BÙ đăng kí online. đăng kí) - Cán bộ quản lí Hình 6 (kết kiểm soát được dễ quả đăng kí) Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 17
9. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm HÌNH TÊN BIỂU CÔNG CỤ SỬ DỤNG MỤC TIÊU CẦN STT MINH HỌA MẪU CỦA GOOGLE DRIVE ĐẠT (PHỤ LỤC) hoạch hay không. quả đăng kí và thực hiện) 8 BÁO CÁO GOOGLE SHEETS Giúp Tổ trưởng tổng Hình 14. THÁNG CỦA hợp nhanh các thông TỔ LÝ – tin, số liệu từ các CÔNG NGHỆ thành viên của Tổ để bào cáo cho Phó Hiệu trưởng chuyên môn. 9 DỰ THẢO GOOGLE DOCUMETS Tổng hợp nhanh ý Hình 15. KẾ HOẠCH kiến phản hồi để có KIỂM TRA các điều chỉnh hợp HỌC KỲ I lí. 10 PHIẾU GOOGLE FORMS Đánh giá hiệu quả Hình 16. KHẢO SÁT: của việc sử dụng Về việc sử Google drive trong dụng Google công tác báo cáo, thu drive trong thập thông tin, số công tác báo liệu tại trường THPT cáo, thu thập Võ Thành Trinh thông tin, số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 19
10. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm kết quả nghiên cứu của SKKN cho thấy việc ứng dụng CNTT trong báo cáo, thu thập thông tin tại trường bằng công cụ Google drive là cần thiết, giảm thời gian và sức lực rất nhiều cho CBQL trong công việc. SKKN đánh giá được hiệu quả của việc báo cáo, thu thập thông tin, số liệu bằng công cụ Google drive. 3.2. Kiến nghị * Đối với Sở Giáo Dục và Đào Tạo An Giang. Việc ứng dụng CNTT trong công tác báo cáo bằng công cụ Google sheets là hết sức cần thiết và hiệu quả đối với tất cả các cán bộ quản lí trong nhà trường. Vì lẽ đó, Sở Giáo Dục và Đào Tạo An Giang cần có sự hướng dẫn cũng như phổ biến cách thức đến tất cả các CBQL của các trường trong Tỉnh. * Đối với trường THPT Võ Thành Trinh. - Hiệu trưởng cần củng cố và duy trì công tác báo cáo bằng công cụ Google drive để cách thức này ngày càng phổ biến rộng rãi trong trường, kích thích khả năng làm việc hiệu quả khoa học của giáo viên khi biết khai thác tốt CNTT. - Hiệu trưởng cần động viên, khuyến khích giáo viên khai thác triệt để bộ công cụ của Google drive vào công tác của mỗi cá nhân, thúc đẩy phong trào tự học, tự nghiên cứu trong giáo viên của nhà trường. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 21
11. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 3. Mẫu: TỔNG HỢP BÁO CÁO THÁNG CỦA BỘ PHẬN NGOÀI GIỜ Hình 3. 4. Mẫu: ĐĂNG KÍ DẠY ỨNG DỤNG CNTT THEO TUẦN Hình 4. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 23
12. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm Hình 7. 6. Mẫu: CỰU HỌC SINH ĐĂNG KÍ DỰ HỌP MẶT 15 NĂM THÀNH LẬP TRƯỜNG Hình 8. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 25
13. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 7. Mẫu: LỊCH KIỂM TRA TIÊU CHUẨN 3 – CHUYÊN ĐỀ – ĐỔI MỚI Hình 11. Hình 12. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 27
14. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 9. DỰ THẢO KẾ HOẠCH KIỂM TRA HỌC KÌ I NĂM HỌC 2016 – 2017 Hình 15. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 29
15. Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Cục Nhà giáo và Cán bộ Quản lý Cơ sở Giáo dục, Ứng dụng CNTT trong quản lí nhà trường, Nxb. Đại Học Quốc Gia Hà Nội, 2013. 2. Phạm Ngọc Thiệu, Sử dụng biểu mẫu của Google drive trong công tác đánh giá cán bộ, giáo viên hàng năm ở trường THPT Võ Thị Sáu – Tỉnh Vĩnh Phúc, 2015. 3. Trường Chinh, Đổi mới là đòi hỏi bức thiết của đất nước và thời đại, Nxb. Sự thật, Hà Nội, 1987. Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 31