SKKN Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học - Năm học 2018-2019 - Nguyễn Diễm Kiều

Nội dung text: SKKN Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học - Năm học 2018-2019 - Nguyễn Diễm Kiều

1. PHÒNG GD&ĐT TX TÂN CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC B LONG AN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Long An, ngày 26 tháng 11 năm 2018 BÁO CÁO Kết quả thực hiện sáng kiến: BIỆN PHÁP QUẢN LÝ TỐT CÔNG VĂN ĐI TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC I- Sơ lược lý lịch tác giả - Họ và tên: Nguyễn Diễm Kiều . Nam, nữ: Nữ - Ngày tháng năm sinh: 08/11/1989 - Nơi thường trú: Ấp Vĩnh Lợi I, xã Châu Phong, Tân Châu, An Giang - Đơn vị công tác: Trường Tiểu học B Long An - Chức vụ hiện nay: Văn thư - Trình độ chuyên môn: Trung cấp Văn thư - Lĩnh vực công tác: Văn thư II- Sơ lược đặc điểm tình hình dơn vị: Trường Tiểu học B Long An thuộc ấp Long Hòa, xã Long An, thị xã Tân Châu, tỉnh An Giang, trường nằm trên trục lộ giao thông giữa xã Long An và xã Châu Phong. Trong chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng xã nông thôn mới năm 2015 xã Long An được UBND tỉnh An Giang công nhận đạt chuẩn quốc gia. Trường thuộc địa bàn xã nông thôn mới nên được đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ. Trong năm học 2018-2019 trường có tất cả 27 cán bộ, giáo viên, nhân viên, có 14 lớp với 414 học sinh. a. Thuận lợi Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Phòng Giáo dục và Đào tạo Tân Châu, Ban giám hiệu nhà trường trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Ở cơ quan các bộ phận thực hiện tương đối tốt về cách trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Văn thư quản lý các văn bản đi, văn bản đến, con dấu theo qui định của Nhà nước. b. Khó khăn Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 1
2. chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường. Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, chuyển giao, xử lý thông tin của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, tờ trình, thông báo các thông tin trên ) quá trình hoạt động của đơn vị. Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc phải thường xuyên báo cáo các loại văn bản là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ. Văn bản đi là một phần của bộ mặt nhà trường được thề hiện đến một cơ quan khác không những về phần nội dung mà cả hình thức bên ngoài cũng không kém phần quan trọng. Quản lý tốt văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học”. 3. Nội dung sáng kiến 3.1 Tiến trình thực hiện Khi bước vào đầu năm học tôi xây dựng kế hoạch năm trong đó thể hiện đầy đủ các công việc cụ thể thực hiện trong một năm học. Tiến hành xử lý công việc theo kế hoạch đề ra. Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, văn bản để thu nhập tư liệu, thông tin cần thiết cho đề tài. Thực nghiệm sư phạm để thử nghiệm biện pháp “Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học” trong nhà trường. 3.2 Thời gian thực hiện Tiến hành từ năm học 2015-2016 đến nay. 3.3 Biện pháp thực hiện 3.3.1. Biện pháp quản lý văn bản đi Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 3
3. Để công tác quản lý văn bản đi đạt hiệu quả cao và có ứng dụng công nghệ thông tin tôi tạo một thư mục với tên “Công văn đi”, trong mục “ Công văn đi” tạo các thư mục con có tên theo từng loại tên gọi của văn bản trong công văn đi. Tiến hành lưu trữ các văn bản vừa soạn thảo vào các thư mục con của công văn đi theo tên gọi của văn bản. Khi lưu trữ văn bản đã hoàn thành, tiến hành liên kết file “Hyperlink” vừa lưu trữ đến sổ quản lý văn bản đi trên máy tính. Việc thực hiện liên kết sẽ giúp người làm văn thư tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, chính xác và giúp công việc đạt hiệu quả cao. Ví dụ: Tìm kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2018-2019 Muốn tìm được văn bản trên, văn thư chỉ cần mở sổ quản lý văn bản đi trên máy tính, nhấp vào tên văn bản cần tìm thì văn bản sẽ hiện thị trên máy tính do ta đã liên kết “Hyperlink” khi lưu văn bản. Thực hiện thao tác này ít tốn thời gian, công sức chỉ cần một thao tác đã tìm được văn bản, tạo thuận lợi cho việc tra cứu các văn bản về sau. Văn bản chuyển đi trong ngày chậm nhất là 01 ngày sau khi văn bản ban hành. Hầu hết các văn bản gởi cho cơ quan phòng GDĐT và các cơ quan liên quan, tôi trực tiếp đi gởi để đảm bảo công văn không bị thất lạc. Các văn bản gởi ra ngoài hoặc gởi cho nội bộ trường, tôi cũng trực tiếp gởi và ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực hiện. Việc đánh máy và in công văn cũng rất quan trọng vì vậy tôi phải kiểm tra kỹ, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản. Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định. Khi đóng dấu, tôi chỉ đóng dấu khi có chữ ký của thủ trưởng và dấu đóng chỉ trùm lên 1/3 chữ ký. Công văn đi lúc nào cũng phải được văn thư vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ. SỔ GIAO VĂN BẢN ĐI Ngày Số ký hiệu Tên Số Nơi nhận Ký Ghi tháng công văn Công văn lượng công văn nhận chú công văn Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 5
4. Dấu của cơ quan chỉ đóng vào những văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, Dấu cơ quan không đóng trùm lên chức vụ và họ tên người ký văn bản. Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, văn bản của cơ quan. c. Đăng ký văn bản đi Văn thư trường Tiểu học B Long An quản lý văn bản đi bằng phương tiện lập sổ. Số và ký hiệu CV Người Nơi Người Người Người Số TT Đơn Ngày tháng Trích yếu nội dung phát Số Loại nhận soạn ký Lưu lượng vị hành (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Báo cáo EMIS giữ VT- 01 2 BC BLA 02/01/2018 năm PGD Điền Điền Kiều 02 TH Báo cáo danh sách cán bộ viên chức VT- 02 3 BC BLA 10/01/2018 PGD Điền Điền Kiều 02 đến tuổi hưu TCCB Biên bản xét duyệt VT- 03 7 BB BLA 15/01/2018 SKKN cấp trường PGD Điền Điền Kiều 02 TH Quyết định công nhận kết quả VT- 8 QĐ BLA 15/01/2018 PGD Điền Điền Kiều 02 04 SKKN TH Báo cáo tình hình PGD VT- 05 27A BC BLA 12/02/2018 tết Nguyên Đán +UB Điền Điền Kiều 03 TH X Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ở trường Tiểu học B Long An thực hiện như sau: Trang bìa PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TX TÂN CHÂU TRƯỜNG TIỂU HỌC B LONG AN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Năm: 20 Trường Tiểu học B Long An 7 Từ ngày . đến ngày . Từ số . đến số Quyển số: . Từ số đến số Quyển số: 01
5. Qua thời gian công tác tôi nhận thấy việc xử lý tốt công văn đi sẽ đạt được những kết quả như sau: Giúp cho việc phát hành văn bản, báo cáo, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác. Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày. Hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc. Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học. Các báo cáo nộp đúng thời gian quy định, các quyết định phân công đến các cá nhân trong đơn vị nhanh chóng, kịp thời. Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cáo hiệu quả công việc, giải quyết xử lý các văn bản nhanh chóng và đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. Mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. Trong những buổi họp hội đồng ở cơ quan tôi đưa ra những kinh nghiệm về cách quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, cách lưu trữ công văn đi để các đồng chí, đồng nghiệp cùng nhau học hỏi lẫn nhau rút ra những kinh nghiệm quý giá trong công tác bảo quản lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo được tính tỷ mĩ, cẩn thận, nhanh gọn khi tìm kiếm các văn bản. Bảo vệ những thông tin bí mật có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật của quốc gia. Cung cấp những thông tin, những căn cứ, những bằng chứng có độ chính xác cao phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường. VI. Mức độ ảnh hưởng Đề tài này được nghiên cứu trong trường Tiểu học B Long An, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn thư trong các trường hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 9
6. Xác nhận của đơn vị áp dụng sáng kiến Người viết sáng kiến Người thực hiện: Nguyễn Diễm Kiều Trường Tiểu học B Long An 11